Прізвище в акті про смерть за кордоном записане інакше: що робити родині

Shcherbak у паспорті й Szczerbak в акті цілком можуть означати одну людину. Якщо літери різні, а вголос звучить те саме, це здебільшого не помилка, а інша транслітерація. Спершу звірте акт із паспортом літера до літери, а далі дійте за кроками нижче; чи вистачить пояснювального листа з копіями документів, вирішують установи країни смерті й консульство.

Країна смерті може бути будь-якою, а приклад у статті польський. У Польщі справжню помилку в літерах чи даних виправляє відділ USC, що склав акт, а коли адміністративно не можна, то суд; для іншої країни порядок юрист перевіряє окремо. Помилку в перекладі виправляє новий переклад, а запис в українському свідоцтві про смерть виправляє відділ ДРАЦС. У самих документах нічого не правте власноруч, навіть одну літеру.

Чому Щербак стає Shcherbak, Szczerbak чи Scherbak

Українські документи пишуть латиницею за офіційною таблицею, яку затвердив Кабінет Міністрів постановою від 27 січня 2010 року № 55. За нею «щ» передають як «shch», сполучення «зг» як «zgh», а м'який знак і апостроф латиницею не відтворюють узагалі. Іноземний реєстратор цій постанові не підпорядкований, тому може записати прізвище за правилами своєї мови або переписати так, як воно стоїть у поданому йому документі.

У кожному рядку та сама людина, тільки різні системи письма. Складність в іншому: документи звіряють між собою, і не лише під час перевезення, а й пізніше, коли родина оформлює справи після смерті. Вирішує зрештою та установа, куди документи подано. Переклад і реєстрацію іноземного акта в Україні ми розібрали окремо: свідоцтво про смерть за кордоном.

Три випадки: що саме не збігається

Покладіть поруч паспорт і акт та звірте прізвище, ім'я й дату народження літера до літери. Від того, що ви побачите, залежить і шлях:

• Інша транслітерація. Літери різні, а вголос виходить те саме прізвище (Shcherbak і Szczerbak). Таку розбіжність пробують пояснити листом і копіями документів, а остаточне рішення лишається за установою, яка може попросити ще й довідку.
• Помилка в літерах. Одну літеру пропущено, додано чи переставлено (Yurchenko і Yurchneko), і прізвище вже важче впізнати. Тут, імовірно, знадобиться виправлення.
• Інший склад даних. Дівоче прізвище замість чинного, ім'я й прізвище помінялися місцями, бракує по батькові. Транслітерацією це не пояснити, бо різняться самі дані.

Поки акт ще не склали, помилці можна запобігти. Буває, що прізвище записують з іншого документа чи на слух, хоча польський закон велить встановлювати ім'я й прізвище іноземця за паспортом чи іншим документом, що посвідчує особу й громадянство (стаття 29). Тож покажіть реєстратору закордонний паспорт померлого, а готовий акт перечитайте одразу, ще в установі: прізвище, ім'я, дату й місце народження.

Порядок дій, якщо прізвище не збігається

1. Зателефонуйте до консульства України в країні смерті. Спитайте, що саме воно приймає для документів на кордон і чи вистачить пояснення без виправлення акта. Відповідь попросіть надіслати листом або електронною поштою.
2. Сфотографуйте документи за переліком нижче й покажіть юристу. Він визначить, який із трьох випадків перед вами, і підготує пояснювальний лист чи заяву.
3. Якщо акт складено в Польщі й знадобиться виправлення, українське свідоцтво про народження віддайте на переклад польською. Його робить присяжний перекладач (tłumacz przysięgły) або консул, як вимагає стаття 31 польського закону.
4. Якщо потрібне виправлення, подайте заяву до USC, додавши свідоцтво й переклад.
5. Перекладача акта українською попросіть звіряти прізвище з паспортом, а не передавати польське написання на слух. Інакше Szczerbak може стати «Шчербаком», і в документах з'явиться ще одна розбіжність.
6. Після виправлення замовте новий переклад і перевірте прізвище ще раз.

Хто виправляє польський акт

У Польщі неточний запис виправляє керівник відділу USC (Urząd Stanu Cywilnego), який склав акт. Підставою стають інші акти цивільного стану або іноземні документи про цивільний стан, так передбачає стаття 35 закону про акти цивільного стану. Заяву подає людина з правовим інтересом. До неї додають документи, на які посилаються, скажімо видане в Україні свідоцтво про народження.

Стаття 35 називає підставою саме акти й документи цивільного стану, тож самого паспорта для виправлення, найімовірніше, не вистачить. Легалізувати українське свідоцтво зазвичай не треба: договір між Україною і Польщею про правову допомогу 1993 року (стаття 15) визнає документи з гербовою печаткою й підписом уповноваженої особи без іншого засвідчення. Переклад польською при цьому потрібен, про нього крок 3 у порядку дій вище.

Родина часто на той час уже в Україні, а подання заяви через представника за довіреністю й передачу оригіналів стаття 35 не розписує, тож це юрист з'ясовує з конкретним відділом USC. Від родини тоді знадобляться фото документів і, якщо попросять, довіреність.

При іншому складі даних спершу дізнайтеся, звідки взявся запис: з документа, поданого реєстратору, чи з помилки при складанні. Підставою для змін тут зазвичай стає інший акт, наприклад свідоцтво про шлюб, а який саме, скаже USC. Буває, що в адміністративному порядку виправити запис неможливо. Тоді це робить суд у неспірному провадженні (стаття 36), і строк залежить від суду, тому ми його не називаємо.

В інших країнах порядок свій, і описаний він на офіційному порталі тієї країни. Хто там виправляє акт і який документ для цього потрібен, юрист з'ясує саме для вашої країни.

Помилка вже в українському перекладі чи свідоцтві

Трапляється, що польський акт правильний, а прізвище спотворили в перекладі чи в українському свідоцтві про смерть. Помилку в перекладі усуває перекладач новим перекладом. Помилку в українському свідоцтві виправляє відділ ДРАЦС: заяву можуть подати й спадкоємці, а після змін свідоцтво видають повторно (стаття 22 Закону «Про державну реєстрацію актів цивільного стану»).

Що сфотографувати для юриста

Оригінали надсилати не треба, вистачить чітких фото:

• паспорт померлого, внутрішній і закордонний, якщо є обидва;
• акт про смерть або довідка лікаря про смерть, усі сторінки;
• свідоцтво про народження, бо саме в ньому прізвище в українському написанні;
• свідоцтво про шлюб чи розірвання шлюбу, якщо прізвище змінювалося;
• переклад акта, якщо його вже зробили.

Що ще бере на себе юрист у нашому штаті: «Юридична підтримка».

Що робити, якщо виправлення не встигає до перевезення

Виправлення акта може тривати довше, ніж підготовка перевезення, але чекати на нього склавши руки не обов'язково. Письмова відповідь консульства з кроку 1 стане опорою, а номери консульств зібрано в статті про гарячі лінії посольств України. Тим часом зберіть копії документів, які показують, що йдеться про одну людину: саме на них спиратиметься пояснювальний лист.

Випустити тіло з розбіжністю в записі можуть лише установи країни смерті разом із консульством, і гарантувати цього ми не можемо. Ми можемо з'ясувати вимоги ще до виїзду, щоб на кордоні менше залежало від випадку. Коли документи в порядку, дорога додому займає від 24 годин.

Скільки коштує виправлення й перевезення

Збір за виправлення запису залежить від країни й установи, тож суму уточнюйте там, куди подаєте заяву. Розбір розбіжності нашим юристом для родини безкоштовний.

Репатріація з Польщі коштує від 800 €: це вартість документів, труни й дороги додому, а прощання й похорон в Україні в цю суму не входять. Повний порядок після смерті в Польщі є в статті Помер українець у Польщі, а папери, які ми оформлюємо самі, перелічено на сторінці Оформлення документів.

Фото з переліку можна надіслати у Viber, WhatsApp чи Telegram або зателефонувати на +380 73 319 25 35, якщо так зручніше. Юрист подивиться документи й скаже, який у вас випадок і з чого почати.