Акт про смерть із-за кордону: скільки примірників, яка форма й чи потрібен апостиль

По одному паперовому примірнику на кожну установу, що не бере скан, і ще один про запас. Для п'яти таких установ це шість примірників, а кожна нова заява в польському бюро цивільного стану має свій строк, від 7 до 10 днів. Тому все варто замовити разом, ще з першою заявою. У Берліні, наприклад, кожен такий самий документ, замовлений разом із першим, коштує 6 € замість 12 €.

Як порахувати примірники

1. Випишіть установи, які майже напевно попросять документ: консульство України, страхова, банк, нотаріус, роботодавець померлого.
2. До замовлення з'ясуйте в кожної, чи візьме вона скан і яку форму витягу приймає, повну чи скорочену (з нотаріусом питання може відпасти після реєстрації смерті в ДРАЦС).
3. Кожній установі, що лишилася в списку, рахуйте по примірнику й додайте один про запас.

Приклад: родина виписала п'ять установ, і жодна не погодилася на скан. Виходить шість примірників. Це арифметика, а не норма: закону, який називав би потрібну кількість, ми не знаємо, і конкретна установа може попросити більше.

Хто просить папір і що саме

Що потрібно примірнику для України

Правила державної реєстрації актів цивільного стану вимагають, щоб іноземний документ мав переклад українською, засвідчений у встановленому порядку, і легалізацію, якщо міжнародний договір України не передбачає іншого.

Для країн Гаазької конвенції 1961 року легалізацію замінює апостиль, і за статтею 3 конвенції навіть його не можуть вимагати, коли договір між двома країнами звільняє документ від засвідчення. З Польщею такий договір є: за статтею 15 договору про правову допомогу 1993 року документ польського органу з печаткою й підписом діє в Україні без будь-якого іншого засвідчення. Тому польському витягу достатньо засвідченого перекладу; якщо установа все ж вимагає апостиль, спершу покажіть їй статтю 15 договору.

Якщо установа й далі наполягає на апостилі, у Польщі його ставить Міністерство закордонних справ: 60 zł за кожен документ, розгляд до 30 днів, документи можна надіслати поштою, зокрема з-за кордону. Щодо апостиля в Німеччині й Чехії порядок під ваш випадок з'ясує юрист.

Переклад зручніше робити в Україні, коли оригінал уже приїде, у бюро перекладів або в нотаріуса. Перш ніж замовляти, спитайте установу, куди понесете документ, чи потрібне їй нотаріальне засвідчення перекладу: від відповіді залежить, до кого йти. Більше про сам документ у статті «Свідоцтво про смерть за кордоном».

Де, хто і за скільки замовляє

Подати заяву може родич або людина з довіреністю.

\* Строк у Польщі: 7 календарних днів, коли акт в електронному реєстрі; 7 робочих, коли він паперовий; до 10 робочих, коли бюро акта ще не має.

Заяву в Польщі приймає будь-яке бюро цивільного стану (USC) особисто, поштою або онлайн через gov.pl. Онлайн потрібен польський довірений профіль чи кваліфікований підпис, тому більшості родин простіше надіслати документи поштою або доручити справу довіреній особі, а документ про довіреність коштує ще 17 zł (сторінка Варшави).

Збори взято з gov.pl, сторінок Варшави й Берліна, порталу gov.cz і відділу матрики в Остраві, де перший примірник тому, хто організовує похорон, видають без збору. В інших землях і містах суми й пільги можуть різнитися, тож таблиця є орієнтиром, а не загальнодержавною ставкою.

Повний чи скорочений витяг

У Польщі є odpis skrócony (скорочений), який, за даними gov.pl, показує чинний зміст акту з усіма змінами, і odpis zupełny (повний), що додає відомості первісної реєстрації й усі пізніші записи.

У Німеччині це Sterbeurkunde і beglaubigte Abschrift aus dem Sterberegister. Друга форма, за сторінкою Берліна, може містити виправлення запису про смерть чи відмітки про шлюб.

Якщо запис ніколи не виправляли, у скороченому витягу вже є все чинне, а повний додасть лише первісний запис. Остаточно форму визначає відповідь установи з кроку 2, а коли в акті були зміни й відповіді ще немає, спокійніше замовити обидві.

Для Чехії поділу на повний і скорочений витяг в офіційних описах послуги немає, тож про вигляд документа знає матрика, а чи підходить він, вирішує установа, куди ви його несете.

Коли перевозимо ми: що входить у ціну

Документи для перевезення входять у нашу ціну «від»: з Польщі від 800 €, з Чехії від 1 000 €, з Німеччини від 2 100 €. Ця сума охоплює документи, труну й дорогу до міста чи села, яке ви назвете. Похорон в Україні в неї не входить, він має окрему ціну. Про наш пакет докладніше на сторінці «Оформлення документів».

Скільки примірників піде на саме перевезення, ми скажемо після першої розмови, коли знатимемо країну й документи. Копії для банку, нотаріуса чи страхової родина замовляє сама, за правилами з таблиць вище.

Копій забракло: як замовити ще

Акт нікуди не зникає з реєстру. Новий примірник видадуть, але доведеться знову почекати.

1. Зверніться до бюро, де смерть записано. У Польщі можна до будь-якого USC.
2. Вкажіть прізвище, дату й місце смерті та додайте документ про родинний зв'язок або довіреність.
3. Для України новий примірник проходить той самий шлях, що й перший: переклад, а апостиль лише там, де його вимагають.

Коли смерть сталася в Польщі, стане в пригоді стаття «Помер українець у Польщі». З чого почати, коли папери ще не почато, описано в статті «Перші 24 години після смерті за кордоном».

Свій список установ можна показати нашому юристу, він підкаже, кому потрібен саме папір. Напишіть у месенджер або зателефонуйте за номером +380 73 319 25 35.