Що написати в консульство, коли близький помер за кордоном

Перший лист у консульство України вміщається на один екран телефона: хто помер, де й коли це сталося, де зараз тіло і як зв'язатися з вами. Чого не знаєте, позначте словом «невідомо» і все одно надсилайте, бо консульства просять дані якомога повніші, а дописати їх можна в наступному листі.

Нижче три тексти під різні ситуації: повідомити про смерть, спитати про документи для перевезення, подати заяву про реєстрацію смерті. Скопіюйте потрібний, замініть квадратні дужки своїми даними й підпишіть.

Що вказати в листі

• Тема одним рядком. Наприклад: «Смерть громадянина України за кордоном: прізвище, ім'я, країна».
• Дані померлого. Прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, місце проживання в Україні, номер закордонного паспорта, якщо він вам відомий.
• Де і коли. Місто, країна, дата смерті, назва лікарні чи моргу, де зараз тіло.
• Ви. Ким доводитеся померлому, телефон із месенджером і пошта.
• Прохання. Одне-два речення про те, чого ви чекаєте від консульства.

Кому й на яку адресу писати

Пишіть у посольство чи консульство України, яке обслуговує місто, де сталася смерть. Зареєструвати її може й консул за останнім місцем проживання померлого або за місцем поховання, проте консульство за місцем смерті найближче до лікарні чи моргу, де лежить тіло, тому почати найпростіше з нього.

Електронну адресу беріть лише з сайту самого консульства, з розділу про смерть громадянина чи про надзвичайні ситуації. Адреси в різних країнах різні, а в пересланих повідомленнях трапляються застарілі. Якщо в консульства є гаряча лінія, її номер шукайте в статті «Гарячі лінії посольств України». А коли ви ще в перших годинах після звістки, почніть із «Перші 24 години, якщо людина померла за кордоном».

Шаблон 1: повідомлення про смерть

Для першого листа, коли ще нічого не оформлено.

Тема: Смерть громадянина України за кордоном: [прізвище, ім'я]

Добрий день.

Повідомляю про смерть громадянина України [прізвище, ім'я, по батькові], дата народження [дд.мм.рррр]. Останнє місце проживання в Україні: [область, місто]. Номер закордонного паспорта: [номер або «невідомо»].

Смерть настала [дата] у [місто, країна]. Тіло перебуває в [назва лікарні, моргу чи іншої установи].

Я [син, дружина, брат тощо] померлого(ї). Підкажіть, будь ласка, що потрібно від родини і до кого в консульстві звертатися далі.

Мої контакти: [телефон і месенджер], [електронна пошта].

З повагою,
[прізвище, ім'я], [дата]

Шаблон 2: запит про документи для перевезення

Цей текст для родини, яка хоче поховати близького вдома. Для перевезення тіла через кордон України закон вимагає свідоцтво про смерть і окрему довідку про відсутність заборонених вкладень, а от у якому вигляді їх приймає саме це консульство і чи потрібне щось іще, краще спитати прямо.

Тема: Документи для перевезення в Україну: [прізвище, ім'я]

Добрий день.

Звертаюся щодо громадянина України [прізвище, ім'я, по батькові], який помер [дата] у [місто, країна]. Родина планує перевезти [тіло / урну з прахом] в Україну для поховання.

Прошу підказати, які документи потрібні консульству й для перетину українського кордону, які з них треба перекласти чи засвідчити і де це зробити.

Документи подаватиму [я сам(а) / разом із похоронною компанією, яка допомагає родині]. Чи можна на першому етапі надіслати копії електронною поштою?

Контакти для відповіді: [телефон і месенджер], [електронна пошта].

З повагою,
[прізвище, ім'я], [дата]

Шаблон 3: заява про реєстрацію смерті

Смерть громадянина України за кордоном реєструє консул. Заяву подають родичі, а також органи країни, де це сталося, адміністрація медичного закладу чи інші особи. Запис консул робить на підставі двох паперів: медичного документа про смерть і довідки про смерть від компетентного органу країни. Має консульство власну форму заяви? Заповніть її, а цей текст додайте як супровідний.

Тема: Заява про реєстрацію смерті громадянина України: [прізвище, ім'я]

Прошу зареєструвати смерть громадянина України [прізвище, ім'я, по батькові], дата народження [дд.мм.рррр], який помер [дата] у [місто, країна].

Заявник: [прізвище, ім'я, по батькові], [ступінь спорідненості], адреса [адреса], телефон [номер].

Додаю: медичний документ про смерть [назва, дата], довідку про смерть, видану органом країни [назва, дата], [переклади, якщо вже є].

Підкажіть, будь ласка, чи потрібні оригінали, чи можна подати документи поштою і як отримати свідоцтво про смерть. Також прошу видати довідку для органів соціального захисту, потрібну для допомоги на поховання, і пояснити, що робити з паспортом померлого(ї).

З повагою,
[прізвище, ім'я], [дата]

Ступінь спорідненості в заяві не пропускайте. Свідоцтво видають близьким родичам або пересилають разом із паспортом померлого до Міністерства закордонних справ, щоб воно дійшло до рідних.

Що додати до листа

• Медичний документ про смерть і довідку від органу країни. Фото чи скани: саме на їхній підставі консул вносить запис.
• Переклади. Документи іноземною мовою перекладають українською й засвідчують за українськими правилами. Перекладу ще немає? Надішліть копії й спитайте, де його зробити.
• Паспорт померлого. У листі досить номера. Скан додасте, коли консульство попросить, а як передати сам паспорт, спитайте в заяві з Шаблону 3.

Оригінали поштою без прохання консульства не відправляйте. А файли назвіть так, щоб їх не довелося відкривати навмання: «довідка_про_смерть», «переклад_довідки».

Скільки це коштує родині

Сам лист нічого не коштує. Реєстрація смерті в консульстві й перше свідоцтво про смерть теж без консульського збору; його беруть лише за повторне свідоцтво чи зміни в записі. Платити доведеться за переклади й засвідчення, якщо документи видано іноземною мовою. Як потім оформлюють запис і свідоцтво вже в Україні, розказано в статті «Реєстрація смерті в ДРАЦС», а що з документів після смерті можемо взяти на себе ми, описано на сторінці «Оформлення документів».

Консульство мовчить: як нагадати

Копія листа лишається у ваших «Надісланих», і з неї видно дату першого звернення. Коли прийде відповідь, наперед не скажемо: це залежить від самого консульства. Якщо тиша затяглася, відповідайте в тому самому ланцюжку, щоб попередній лист був перед очима, коротким нагадуванням:

Тема: Повторно: смерть громадянина України [прізвище, ім'я], лист від [дата]

Добрий день. [Дата] я надіслав(ла) лист про смерть [прізвище, ім'я, по батькові] у [місто, країна]. Прошу підтвердити, що його отримано, і підказати, до кого звертатися далі. Мій телефон: [номер].

Паралельно можна зателефонувати на гарячу лінію, якщо вона є.

Типові питання перед відправленням листа

Якщо хочеться, щоб лист хтось переглянув

Чернетку листа наш юрист перегляне безкоштовно й підкаже, чого бракує. Надішліть її в месенджер або зателефонуйте за номером +380 73 319 25 35.